【社会人必須スキル】仕事ができる人は、スケジュールの立て方が上手!

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こんにちは、てるきちです。

 

ビジネスにしろ、個人にしろ、
目標を定め、
それを達成するためには、
スケジュールを立てることが大切です。

 

ボクは仕事柄、
いくつもの仕事の進行管理をする機会が多いです。

 

スケジュールの立て方がうまい人は
仕事でも重宝されます。

 

今回はその経験を活かし、
社会人にとって必須スキルである
スケジュールの立て方について
わかりやすくご紹介していきます。

 

この記事がオススメな人

 

  • ゴールが見えていない人
  • 優先順位をつけるのが苦手な人
  • タスクを整理するのが苦手な人

 

では、さっそくみていきましょう

スケジュールを立てるメリットとは?

スケジュールを立てるメリットは、

 

  1. 全体像がわかり、仕事の無駄がなくなる
  2. できるか、できないかジャッジができる
  3. 精神衛生上いい

 

こういったことが挙げられます。
それぞれ説明していきます。

【その①】全体像がわかり、仕事の無駄がなくなる

スケジュールを立てることによって、
仕事の全体像がわかり
いつまでに何をすべきかが明確になります。

 

複数人で仕事を進める場合には
チームの目線も合わせることができます。

それによって、無駄な作業が圧倒的に減り
仕事の生産性が高まります。

【その②】できるか、できないかジャッジができる

スケジュールを立てると判断軸ができます

 

たとえば、仮にいまが1月で
8月に新しいお店をオープンしたい
と考えた場合、
オープンに向けてやらなければいけないことはたくさんあります。

 

  • お店外装の施工
  • お店の内装の施工
  • 関係各所に書類の申請
  • 金額の振込
  • 店舗スタッフの募集
  • WEBサイトの開設 など

 

ですが、そもそも書類申請は1年前が
〆切となっていたら、8月にオープンは
むずかしいということがわかりますよね。

また、チームメンバーから
このタスクが終わらないから
〆切を伸ばしてもらえないか
と相談された場合、
スケジュールがアタマに入っていないと
そもそも判断ができません

 

このようにスケジュールは
何かをジャッジするときに役立ちます

【その③】精神衛生上いい

目標を達成するまでには
計画どおりにいかないことが多く、
「本当にこれでいいのか」と不安が付きまといます

 

しかし、スケジュールを立てれば
日々すべきことがわかり、
それを確実にこなしていくことによって、
達成感を味わうことができます

中長期的な目標に対して、
スモールゴールを設定すること
やる気を高め、
挫折しなくなる効果もあるので、
おススメです。

上手なスケジュールの立て方のポイントをご紹介

では、
ここからスケジュールの立て方について
ご紹介していきます。

【ポイント①】ゴールを考える

スケジュールの立て方でまず大切なことは、
いつまでにどういう状態でありたいか
を自分の中で明確にしていくことです。

 

たとえば、

 

  • 8月にお店をオープンしたい
  • 4月に妻と京都へ花見旅行にいきたい
  • 9月までにTOEICテストで860点を取る

 

仕事でもプライベートでも、
ゴールの状態を決めることが
スケジュールを考えるための第一歩です。

【ポイント②】やるべきこと(タスク)を出す

ゴールが決まったら、
ゴールを達成するまでにやるべきことを
思いつくままに、一通り出していきます

たとえば、イメージしやすいように
京都に花見旅行の例であげれば

 

  • 旅行の日程を決める
  • 宿を決める
  • 移動手段(新幹線・飛行機・車)を決める
  • 当日の旅行プランを考える(絶対行きたい場所を探す)
  • 妻にプランを話す
  • 旅の準備をする

 

やるべきこと(タスク)を出すことで
決めなくてはいけないこと
どんどん明確になってきました

【ポイント③】逆算して考える

タスクを出したらゴールから逆算して、
タスクをはめ込んでいきましょう。

 

言葉だけだとわかりにくいので、
理解しやすいように図にまとめてみました。
※あくまで参考です。

ボクの経験から、ゴールから逆算して
タスクをはめ込んだ方
が、
漏れなくスケジュールを立てられるのでおススメです。

【ポイント④】所要時間を考える

スケジュールの全体像がわかったら、
あとは精度を上げていきます

 

そこで所要時間」を記入していきます
期間だけではなく、そのタスクにあてられる
期限も記載しておきます
先ほどの図にも記載してます。

仕事の状況や自分の性格を踏まえて
どの程度時間をかけるべきかを考え、
スケジュールを立てていきましょう。

【ポイント⑤】トラブルが起きることを踏まえて、余裕を持たせる

さきほどもお伝えしたように、
計画通り進むことはほぼないので、
余裕を持ったスケジュールを立てましょう

 

とくに人間は、自分のスケジュールを
甘く見積もる傾向があります。

 

あなたも1時間で終わると思った仕事が
2~3時間かかった、という経験はありませんか。

ですので、最初からタイトに計画をしてしまうと
後々自分の首を絞めてしまうだけですので、
スケジュールは自分が考える
日数×1.5~2倍くらいで考えていきましょう。

【ポイント⑥】絶対に譲れないタスクや期限をあぶり出す

ゴールを達成するために、
このタスクや期限は
厳守しなければならないというものを
整理していきましょう

 

それが出来なかったら
計画倒れになるようなタスクがないか、
もしあるならば、
そのタスクを達成するために、
どうすればいいのか優先順位を考え行動していきましょう

まとめ

夢を叶えるため、そして
目標を達成するためには、行動が必要です。

 

行動することはもちろん大切なのですが
やみくもに行動するだけでは
何も前進していない可能性があります。

 

スケジュールを立てることは
地図を描き、コンパスを持つことだと
ボクは考えています。

 

また自分だけではなく、
チームのメンバーも同じ方向を向くことができます。

 

ぜひ、今回ご紹介したスケジュールの立て方を
仕事でもプライベートでも実践し、
まわりから一目置かれる人になっていただければ
ボクもうれしいです。

 

今回の記事が少しでも参考になったことを願っております。

 

最後までお読みいただきありがとうございました^^

 

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