こんにちは、てるきちです。
日々の業務に追われ、仕事の優先順位がわからなくなったり、自分がやらなくていい仕事までやってしまい労働時間を増やしてしまったり、といった経験はありませんか。
仕事の全体像や優先順位がわからないまま
目の前のタスクをこなすだけでは生産的なアウトプットには結びつきません。
今回は、仕事やプライベートでも応用できる
ボクなりの「生産性を上げるためのタスクマネジメント」のやり方をご紹介していきます。
最初にポイントを述べます。
- 「マトリックス」を活用してタスクを整理し、「自分がやるべき仕事を明確化」する
- パフォーマンスを高めるためには、自分がやらないタスクを決め、他人に任せる
- 当日にやるタスクは「To Doリスト」を活用する
では、早速みていきましょう。
タイムマネジメントには、「マトリックス」を活用する
ボクは、やることを整理するときに「マトリックス」を活用しています。
※図をご確認ください
縦軸が「重要度」、横軸が「緊急度」、を表しております。
1週間分の仕事を見直すため、各マトリックスに案件を入れて、整理していきます。では、マトリックスを活用すると、どういったメリットがあるのでしょうか。次からご紹介していきます！
「マトリックス」を活用するメリットとは？
【メリット①】タスクの全体像を把握できる
メリットの１つとして、マトリックスを活用することにより、タスクの全体像を把握することができます。
たとえば、マトリックスにあてはめてみてみると「緊急」でも「重要」でもない仕事（左下のゾーン）ばかりを実はやってしまっていたりします。
このゾーンの仕事は、重要でもないため頑張ってもあまり効果が表れません。
タスクの量が少なければ問題ないですが、何をやればいいか迷うほど、タスクに溢れ返っているはず。たくさんある場合の処理の仕方として「優先順位」をつけていくことは大切です。
【メリット②】自分がやるべきことを整理できる
全体像を把握したら、「やるべきこと」を整理していきましょう。
もしタスクをマトリックス上におき、下半分のゾーンにしかタスクがなければ、「本当にやるべきことは何なのか」と問い直すべきです。
※図をご確認ください
「緊急」だけれども「重要でない」タスクをやったところで、生産性の高いアウトプットは見込まれません。
「マトリック」で整理することにより、目の前のタスクにただ反応して処理するのではなく、「一呼吸」おいて自分のやるべき仕事を見つめ直すきっかけが生まれていきます。
【メリット③】「重要」だけれども「緊急ではない」タスクを認識できる
仕事でもプライベートでも、「重要」だけれど「緊急ではない」タスクは後回しにしがちです。
たとえば、ビジネスパーソンでいうと「語学の勉強」。グローバル化がますます加速し、多くのビジネスマンにとって、語学力を磨くことはより重要になります。
しかし、いまの業務にすぐ必要ではないと重要性はわかりつつも、行動しないものです。
マトリックでいうと「左上にあるタスク」にあたります。
※図をご確認ください
ボクはこの「左上にあるタスク」をどれだけ
自分として処理しつづけられるかで、「将来の成長度合い」が変わってくるかと考えます。
なぜなら、いまはマトリックス上で左上にあっても、いずれ「重要：高」「緊急：高」の右上にきます。
※図をご確認ください
人生や仕事では「下準備」が大切です。得意先や上司から仕事を依頼されたとき「できます！」と即答できるかどうかは、この「左上にあるタスク」を、日頃どれだけこなしたかが鍵となります。
生産性を高めるためには、やらないタスクを決め、他人に任せる
1日は、誰しもが「24時間」です。どんなに優秀な人でも自分のキャパを越えたタスクをこなすとなると生産性は下がってしまいます。
では、どうしたらいいのでしょうか。
【方法①】「自分だけが価値を発揮できる」タスク（重要度：高）に集中
仕事のパフォーマンスを上げるためには、なるべく「自分だけが価値を発揮できる」タスクに集中することが大切です。
それが、マトリックス上の「重要度の高い」タスクです。
※図をご確認ください
「自分だけが価値を発揮できること」に取り組むことで、やる気が高まり、関わる人たちにとっても、影響力が大きい存在になります。
【方法②】「重要度が低い」タスクは、できるだけ得意な人に任す
可能であれば自分にとって「重要度が低い」タスクは、そのタスクが得意な人や好きな人に振るようにボクは意識しています。
つまり、「やらない」タスクを決めます。
このやり方は、「家庭」でも同じです。生活において重要でないことは、可能な限り「機械」に任せています。あるいは、やらないようにしています。
時短家電やルンバなどの掃除機を活用し、自分でやらなきゃいけない仕事を減らし、家族や趣味の読書などの時間を増やします。
仕事でも、プライベートでも日々のタスクをマトリックスにおいてみてください。
時間の使い方を見直し、限られた時間を本来やりたかったこと、やるべきことに集中できるよう整理してみましょう。
「To Doリスト」を活用する
とはいえ、事務処理などの細かいタスクも
日々の業務では発生するかと思います。
そんなときにおススメ方法が、「To Doリスト」を活用することです。
当日に、どんなタスクをすべきかを「To Doリスト」に書くことによって、以下のメリットが得られます。
- その日の優先順位、やるべきことが明確になる
- 書き出すことで、アタマが整理される
- ケアレスミスが格段に減る
- タスクを処理していくことで、達成感が生まれる
ボクの場合は、1週間の全体のタスクを
「マトリックス」で整理し、当日のタスクは、朝15分くらいかけて「To Doリスト」で整理していきます。
「To Doリスト」の詳しいやり方については
他のサイトでも紹介されています。
まとめ
生産性を上げるため、以下のタスク整理の方法をご紹介しました。
- 「マトリックス」を活用してタスクを整理し、「自分がやるべき仕事を明確化」する
- パフォーマンスを高めるためには、「自分がやらないタスク」を決め、他人に任せる
- その日やることは「To Doリスト」を活用する
考えを「見える化」することは、
アタマの中を整理でき、
本来やるべきことを明確にしてくれます。
とくに、これだけ不透明な世の中では、
何を自分にとって「重要」と考えるかは
自分の意志次第かな、とボクは感じます。
ぜひ今回ご紹介した「マトリックス」や
「To Doリスト」を活用し、夢の実現にご活用していただけますと幸いです。
今回の記事が少しでも参考になることを願っております。
他の記事でも「やりたいことを実現」内容についてご紹介しています。
ぜひチェックしてみてください。
最後まで、お読みいただきありがとうございました＾＾
