【保存版】資料作成のプロが教える!説得力のある資料作成のコツとは?

企画書スキルアップ
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こんにちは、てるきちです。

 

仕事で、突然上司から
「あの資料をまとめておいて」
と、依頼され困った経験はありませんか。

 

ボクは仕事柄、社内プレゼンをよくします。
ですが、最初は「基礎」「要点」
分かっていなかったので何度もやり直しをくらいました。

 

いまではありがたいことに
「社内プレゼンの資料」といえば、「ボク」
といわれるくらい、お願いされることが多くなりました。

企画書

「社内プレゼンの資料」を効果的につくれる
ことは、
自分のやりたいことを説得力もって
アピールできる
ことにもつながります。

 

資料は作成はいかに簡単に作れる
ポイントです。

 

今回の記事では、
「初心者でもできる
説得力のある資料作成のコツ」をご紹介します。

 

 

あくまで「基礎」の内容ですが、
基礎を理解することで、用途に合わせて
応用できます

 

最初に「ポイント」を述べます。

 

  1. 資料作成の目的は、相手に自分の意思を説得力を持たせて伝えるため
  2. 社内プレゼンは「3分以内」を目指す
  3. 資料の枚数は5~9枚がおススメ
  4. 流れは「課題」→「原因」→「解決策」→「効果」を意識
  5. 資料を作成する前に、紙に書きだすことで生産性は【10倍あがる】

 

では、早速みていきましょう。

資料作成の目的とは

「資料作成」の目的はなんでしょう。

 

それは、相手に「自分の意思を説得力を持たせて伝えるため」です。

たまに資料作成が目的になっている人が
いるので、混同しないことが大切です。

 

そして、相手が何を求めているのか、
どうすれば納得すべきか、
相手目線で考え、作成することが重要です。

社内プレゼンは「3分以内」にする

資料を作成する立場からすると、
あれもこれも伝えたい、と思ってしまい、
分厚い資料を用意し、
ダラダラと話す人をたまにみかけます。

 

ですが、多くの情報を与えすぎてしまうと
聞いている相手からは、
「何を伝えたいのか」
ピントがぼやけて、印象に残りません。

 

それに、決裁者や相手は忙しいので、
限られた時間の中で、意思を伝えていく
必要があります。

大切なことは、
提案している内容が、相手に理解しすく
納得できるものかどうかです。

 

「伝えたいことを明確」にし、
3分以内で伝えれば、説得力のある
プレゼンは可能です。

 

少し足りないかな、と思っても、
相手が気になれば質問してきます。
その際に答えられるよう、
準備しておけば大丈夫です。

資料の枚数は「5~9枚」がおススメ

資料の枚数を5~9枚に設定することは、
たとえば以下のメリットがあります。

 

  • 聞く相手が、内容を理解しやすくなる
  • プレゼンを短くできる
  • 資料の型をつくっておくことで、制作時間を短くできる

 

大切なことは1枚1枚のスライドを
「極力シンプルにすること」です。

シンプル

1枚のスライドに多くの情報を載せると
「要点」が相手に伝わりません。
要点が伝わらなくては、
ただの自己満になってしまいます。

流れは「課題」→「原因」→「解決策」→「効果」

社内プレゼン用の
基本の構成はこちらになります。
(図をご確認ください)

本編のスライドには

  1. 現状分析「課題」「その原因」
  2. 提案「解決策」「その効果」

を書きます。

 

どんな課題があり、
どんな原因から生まれているのか

その原因を解決する解決法と
その効果
を記します。

 

ポイントは、本編のスライドに
「一貫性」があることです。
(図をご確認ください)

では、具体例をもとに説明していきます。

流れの具体例

【具体例】※設定はフィクションです。

あなたはコンビニ会社Aで働いており、
「コンビニの売り上げを伸ばす案」を社内で
発表することになりました。

 

【ステップ①課題】
課題を調べてみると、
去年と比べ、「来客数の減少」が顕著です。

 

【ステップ②原因】
「来客数の減少」
という課題の原因を調べると
「お客さんの満足度低い」ことがグラフからわかりました。

 

【ステップ③解決法】
お客さんのアンケートから、
店員の接客対応が悪いことがわかったため、
「店長・店員向けの教育研修プログラム」を提案することに。

 

【ステップ④効果】
他社の実績データから、
その解決策を行うことで
「お客さんの満足度が90%上昇」
することが効果として説明できることがわかりました。

 

あとは、これからの内容を
資料に落としていけば大丈夫です。
(図をご確認ください)

補足資料があれば、本編スライドの後に
アペンディックスとして用意しておきましょう。

資料を作成する前に、紙に書きだすことで生産性は【10倍あがる】

本編のスライドを作成するまえに、
やってはいけないことは、
いきなり「パワポ」などのツールから作成しないことです。

 

まずは、各スライドで何を伝えるのか、
伝える要点を紙に書いていきましょう
そして、構成や流れを確認してください。

 

そして、自分なりにまとめられた時点で、
ラフの状態で、上司やチームメンバーに考えた構成・要点を共有
構成のすり合わせができてから、
資料を作成を始めてください。

これをするだけで
10倍以上】生産性があがります

 

1時間で考えた構成案、
パワポで1日作り込んだ構成案、
いずれも1発で通ることは
とくに最初はないかと思いますので、
やり直しが前提です。

 

紙で構成した場合は、
すぐに書き直しできますし、
後は資料に落とし込むだけなので、
資料作成の時間が圧倒的に短縮できます
おススメです。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

 

下記の内容をお伝えいたしました。

  1. 資料作成の目的は、相手に自分の意思を説得力を持たせて伝えるため
  2. 社内プレゼンは「3分以内」を目指す
  3. 資料の枚数は5~9枚がおススメ
  4. 流れは「課題」→「原因」→「解決策」→「効果」を意識
  5. 資料を作成する前に、紙に書きだすことで生産性は【10倍あがる】

 

社内向けの資料作成術でしたが、
社外向けの枚数や構成は多少内容に
応じて変われど、基本的には同じ考えです。

 

資料作成術を磨いていけば
相手を説得でき、
自分がやりたい仕事を主体的に
つくっていくことが可能です。

 

今回の記事が、少しでも参考になったことを願っております。

 

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