こんにちは、てるきちです。
ビジネスにしろ、個人にしろ、目標を定め、それを達成するためには、スケジュールを立てることが大切です。
ボクは仕事柄、いくつもの仕事の進行管理をする機会が多いです。
スケジュールの立て方がうまい人は、
仕事でも重宝されます。
今回はその経験を活かし、社会人にとって必須スキルであるスケジュールの立て方についてわかりやすくご紹介していきます。
この記事がオススメな人は
- ゴールが見えていない人
- 優先順位をつけるのが苦手な人
- タスクを整理するのが苦手な人
では、さっそくみていきましょう！
スケジュールを立てるメリットとは？
スケジュールを立てるメリットは、
- 全体像がわかり、仕事の無駄がなくなる
- できるか、できないかジャッジができる
- 精神衛生上いい
こういったことが挙げられます。
では、それぞれのメリットを説明いたします！
【メリット①】全体像がわかり、仕事の無駄がなくなる
スケジュールを立てることによって、仕事の全体像がわかりいつまでに何をすべきかが明確になります。
複数人で仕事を進める場合には、
チームの目線も合わせることができます。
それによって、無駄な作業が圧倒的に減り
仕事の生産性が高まります。
【メリット②】できるか、できないかジャッジができる
スケジュールを立てると判断軸ができます。
たとえば、仮にいまが1月で8月に新しいお店をオープンしたいと考えた場合、オープンに向けてやらなければいけないことはたくさんあります。
- お店外装の施工
- お店の内装の施工
- 関係各所に書類の申請
- 金額の振込
- 店舗スタッフの募集
- WEBサイトの開設 など
ですが、そもそも書類申請は１年前が
〆切となっていたら、8月にオープンは
むずかしいということがわかりますよね。
またチームメンバーから、このタスクが終わらないから〆切を伸ばしてもらえないか
と相談された場合、スケジュールがアタマに入っていないとそもそも判断ができません。
このようにスケジュールは
何かをジャッジするときに役立ちます。
【メリット③】精神衛生上いい
目標を達成するまでには計画どおりにいかないことが多く、「本当にこれでいいのか」と不安が付きまといます。
しかし、スケジュールを立てれば日々すべきことがわかり、それを確実にこなしていくことによって、達成感を味わうことができます。
中長期的な目標に対して、スモールゴールを設定することはやる気を高め、挫折しなくなる効果もあるので、オススメです。
上手なスケジュールの立て方のポイントをご紹介
では、ここからスケジュールの立て方についてご紹介していきます。
【ポイント①】ゴールを考える
スケジュールの立て方でまず大切なことは、いつまでにどういう状態でありたいか
を自分の中で明確にしていくことです。
たとえば、
- 8月にお店をオープンしたい
- 4月に妻と京都へ花見旅行にいきたい
- 9月までにTOEICテストで860点を取る
仕事でもプライベートでも、ゴールの状態を決めることがスケジュールを考えるための第一歩です。
【ポイント②】やるべきこと（タスク）を出す
ゴールが決まったら、ゴールを達成するまでにやるべきことを思いつくままに、一通り出していきます。
たとえば、イメージしやすいように
京都に花見旅行の例であげれば
- 旅行の日程を決める
- 宿を決める
- 移動手段（新幹線・飛行機・車）を決める
- 当日の旅行プランを考える（絶対行きたい場所を探す）
- 妻にプランを話す
- 旅の準備をする
やるべきこと（タスク）を出すことで決めなくてはいけないことがどんどん明確になってきました。
【ポイント③】逆算して考える
タスクを出したらゴールから逆算して、
タスクをはめ込んでいきましょう。
言葉だけだとわかりにくいので、理解しやすいように図にまとめてみました。
※あくまで参考です。
ボクの経験から、ゴールから逆算して
タスクをはめ込んだ方が、漏れなくスケジュールを立てられるのでオススメです。
【ポイント④】所要時間を考える
スケジュールの全体像がわかったら、
あとは精度を上げていきます。
そこで「所要時間」を記入していきます。
期間だけではなく、そのタスクにあてられる期限も記載しておきます。
先ほどの図にも記載してます。
仕事の状況や自分の性格を踏まえて
どの程度時間をかけるべきかを考え、
スケジュールを立てていきましょう。
【ポイント⑤】トラブルが起きることを踏まえて、余裕を持たせる
さきほどもお伝えしたように、計画通り進むことはほぼないので、余裕を持ったスケジュールを立てましょう。
とくに人間は、自分のスケジュールを
甘く見積もる傾向があります。
あなたも1時間で終わると思った仕事が
2～3時間かかった、という経験はありませんか。
ですので、最初からタイトに計画をしてしまうと後々自分の首を絞めてしまうだけですので、スケジュールは自分が考える日数×1.5～2倍くらいで考えていきましょう。
【ポイント⑥】絶対に譲れないタスクや期限をあぶり出す
ゴールを達成するために、このタスクや期限は厳守しなければならないというものを
整理していきましょう。
それが出来なかったら計画倒れになるようなタスクがないか、もしあるならば、そのタスクを達成するために、どうすればいいのか優先順位を考え、行動していきましょう。
まとめ
夢を叶えるため、そして目標を達成するためには、行動が必要です。
行動することはもちろん大切なのですが
やみくもに行動するだけでは何も前進していない可能性があります。
スケジュールを立てることは地図を描き、コンパスを持つことだとボクは考えています。
また自分だけではなく、チームのメンバーも同じ方向を向くことができます。
ぜひ、今回ご紹介したスケジュールの立て方を仕事でもプライベートでも実践し、まわりから一目置かれる人になっていただければボクもうれしいです。
今回の記事が少しでも参考になったことを願っております。
最後までお読みいただきありがとうございました！よろしければ関連記事もチェックしてみてください。
ランキングに参加中です。
応援していただけるのでしたら、
『てる基地』の記事にワンクリックしてもらえると
うれしいです。
にほんブログ村