仕事の効率化：時間を短縮して成果を上げる
「仕事が終わらない」「毎日残業続きで疲れが取れない」「もっと効率よく働きたい」と悩む方は多いのではないでしょうか。現代のビジネスパーソンは、タスクの量が多く、マルチタスクを求められる場面が増えています。しかし、その働き方が本当に生産的かどうかを見直したことはありますか？
実は、仕事の成果は「時間をかけた分だけ上がる」わけではありません。むしろ、短時間で集中して仕事をする方が、高いパフォーマンスを発揮できることが多いのです。つまり、「長時間労働＝成果」ではなく、「効率的な働き方＝成果」にシフトすることが重要なのです。
仕事を「削る」
仕事を短くするためには、まず「やらなくてもいい仕事を減らす」ことが不可欠です。多くの人は、やるべき仕事を減らすことなく、時間を短縮しようと考えます。しかし、仕事の量が変わらないままでは、結局どこかで無理が生じ、焦りやストレスにつながってしまいます。
そこで、まずは「本当に必要な仕事なのか？」という視点で、タスクを見直してみましょう。以下のチェックリストを試してみると、意外と不要な業務が多いことに気づくはずです。
- その作業をしなくても問題はないか？
- その業務の目的は明確か？（形骸化したルーチンワークではないか？）
- 誰かに任せられる仕事ではないか？
- もっとシンプルな方法で対応できないか？
たとえば、「毎日提出している報告書がほとんど読まれていない」「長時間かけて作成した資料が結局使われなかった」といった経験があるなら、その業務の必要性を疑ってみましょう。上司やチームと話し合いながら、削れる仕事を整理していくことが大切です。
制限時間を決める
「時間があるから、ついダラダラと仕事をしてしまう」そんな経験はありませんか？実は、これは人間の心理として自然なことです。パーキンソンの法則により、「仕事の量は、与えられた時間いっぱいに膨張する」性質があります。
そこで有効なのが、あえて仕事に「制限時間」を設けることです。例えば、以下のようなルールを取り入れると、自然と集中力が高まり、作業スピードが向上します。
- 「このタスクは1時間以内に終わらせる」と決める
- 〇時までに上司やクライアントに報告すると決める
- タイマーをセットして、その時間内に集中して取り組む
これにより、意外と短時間で終わらせることができ、ムダな工程を省き、重要な部分に集中することができます。
8割の完成度で進める
仕事のスピードを上げるためには、「完璧を求めすぎないこと」が大切です。多くの人が「もう少し良くしたい」と考えがちですが、これが仕事の長時間化の原因になります。
「80％の完成度でまず出す」という意識を持つことが有効です。例えば、資料やレポートはシンプルな形でまず提出し、その後フィードバックをもらい、修正するという方法が効率的です。
短くやる習慣を今日から実践しよう
仕事を短くやるためには、「ムダを削る」「時間を決める」「完璧を求めない」ことが重要です。これらを実践することで、仕事のスピードが上がり、成果を出しながら働く時間を短縮することができます。
