会議は準備が8割!!生産的な会議するために必要な4つのこと

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生産的な会議は、できていますか

 

テレワークの働き方が浸透し、
以前と比べると無駄な会議は減ってきたかもしれませんが

 

  • 会議をわざわざ開催する必要ある?
  • 自分が参加する必要ある?

 

そんな風に疑問を感じてしまう会議は
まだ多く残っていると思います。

 

会議の質は、準備」で決まります

 

今回は生産的な会議にするための
「準備のポイント」をわかりやすくご紹介していきます。

 

もし普段の会議が「生産的じゃない」
思っているのであれば、ご紹介する内容を
実践して、あなたが会議を変えていってください

この記事がオススメな方

 

  • 無駄が多く、何も決まらない会議に悩んでいる
  • どんな準備をすればいいのか知りたい

 

では、早速みていきましょう。

会議の4分の1は、無駄な会議

貴重な時間をとって、会議を行ったものの

 

  • 結局何も決まらずに、会議が終わったしまった
  • メールやチャットで報告すればよい報告を、ずっと会議で話している
  • 呼ばれたから会議に参加したものの、自分が発言することがなかった

 

こういった経験ってありませんか。

 

パーソル総合研究所が行った
長時間労働に関する調査によると、
上司層で27.5% メンバー層で23.3
「会議に無駄がある」と回答しています。


会議の4分の1が無駄であるだと

感じている事実です。

 

たしかに、目的がない会議が横行し
「まずは会議しましょう」
が口癖
になっているビジネスマンもいますよね。

 

別の記事では、日本は労働生産性が低い
ことを紹介しましたが、無駄な会議も
この日本の生産性を下げている大きな原因
だと、ボクは思っています。

 

 

会議をしていることによって
仕事をしている感はあるかもしれませんが、
価値がない会議は、
仕事の成果に結びつかず、残念ながら
自己満」で終わってしまいます

 

そこで大切になってくるのが、
会議が始まる前に、「準備」です。

ボクの経験上、
最低限の準備ができた会議は
「8割」はうまくいっています

 

では、会議の前の準備とは
一体何をすればいいのでしょうか。

 

次からご紹介していきます。

無駄な会議をなくす 会議の前にやるべき準備とは?

【準備①】会議を行う「目的」を明確にする

会議を設定する前に
なぜ会議を行う必要があるのか、
「目的」を明確にしましょう

この「目的」が曖昧だと、
参加者も何を答えいいのかわからず
しっかりとしたアウトプットは出てきません。

 

  • 関係者にメールやチャットすれば終わらないか
  • いま、会議を開催して、しっかりとしたアウトプットが出せるのか

 

そういった視点も、
会議を設定する前に、考えてみることが
無駄な会議を減らすためには大切です。

 

逆にあなたが、「会議に参加してほしい」
と依頼されたら、会議の目的を確認しましょう。

 

目的が曖昧な場合や、あなたではなく、
他の人が適任だと感じるならば
笑顔をやさしく、断りましょう。

【準備②】会議に目的に沿った適切な参加者をアサインする

会議に参加する人数が増えるほど、

 

  • ひとりのひとりの発言が、しにくくなる
  • 議題の論点がズレてくる

 

など、会議をうまく進めにくくなります

 

あなたがもし会議の主催者であれば、
会議の目的に沿った適切なメンバーを選び
会議にアサインしていきましょう

 

最近では、オンライン会議も浸透してきました。

オンライン会議は、発言する人・しない人が
顕著にわかります。議事録やフォローなどの
役割で必要な人は別として、参加されても
プラスにならない人は、勇気を持って外していくことも大切です。

 

また議事録などを人にお願いする場合は、
事前にお願いしておくと、
スムーズに会議を進行できます

【準備③】会議のアジェンダを作成する

ビジネスにいわれるアジェンダとは
会議の議題をまとめたものを指します。

 

参加の目線を合わすために
アジェンダが一枚あるだけでも、
会議の生産性は違ってきます。

 

  • 本日の会議の目的や背景
  • 現状や課題点
  • 今日のゴール
  • 時間配分 など

 

会議の内容にもよりますが
この会議はこれについて話す
ということを明確にし、参加に共有することが大切です。

 

アジェンダを事前に作成することにより、

 

  • あなたの考えを整理できる
  • 会議中、話がズレたとしても、内容を戻すことができる

 

こういったメリットもあります。

可能であれば、余裕をもって参加者に
アジェンダを共有しておくことにより、
参加者も考えが整理でき、生産的な会議になります。

 

アジェンダ作成は誰でも簡単できますが、
打ち合わせまでに準備してくる人は、
ボクの経験上、3割もいない印象です。

 

なので、会議に向けて
アジェンダを用意できることが身につけば、
まわりから一目置かれる人材になれます。

【準備④】自分の中で、会議での最低限のアウトプットを決めておく

これは、非常に重要です。

 

会議では、用意したアジェンダについて
すべて議論できれば理想ですが、
時間が限られています

 

ですので、会議を開催するにあたり、
「この話だけは明確したい」という
最低限のアウトプットを決めておくのが大切です。

それは優先順位をつけることにも繋がります。

 

一番議論したい内容については、
多くの時間をかけられるようにするなど
時間を振り分けるなど、
会議の進め方を工夫しましょう。

まとめ

生産的な会議と聞くと
会議中のやり方に焦点があたりがちですが、
実は、会議の準備で「8割」が決まります

 

ご紹介した内容からお分かりのように
少しの心がけで、できるものばかりです。
ぜひあなたが率先して行動してみてください。

 

それを積み重ねておけば、
社内からあなたの「信用」もきっと高まります

 

そして無駄な会議を減らせられば、
あなたの時間は増え、一石二鳥です。

 

今回の記事が少しでも参考になったことを願っております。

 

最後までお読みいただきありがとうございました^^

 

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